Allouer les espaces de travail dans le monde dynamique des entreprises d'aujourd'hui constitue un véritable défi. Comment gérer les déménagements,  attribuer les postes de travail pour répondre aux remaniements de vos équipes, sans parler des équipements bureautiques et matériels informatiques que vos salariés utilisent tous les jours?

OfficeSpace Software vous offre un outil performant qui vous permettra d'allouer et réorganiser facilement vos espaces de travail, commanditer vos déménagements, suivre votre parc d'équipements informatiques & bureautiques, et ce, grâce à un seul logiciel abordable et simple d'utilisation.

Les Problèmes

OfficeSpace a été conçu pour résoudre les problèmes suivants:

• Les gestionnaires suivent généralement des processus longs et fastidieux pour l'allocation et la gestion des espaces de travail de leurs salariés, stagiaires et prestataires extérieurs. Ces processus impliquent  bien souvent l'utilisation de supports papiers déclinants le positionnement physique des postes de travail. L'examen physique s'avère d'autant plus nécessaire pour la détermination de la disponibilité des postes de travail, de ses équipements,  et de ses caractéristiques.
• Il est fréquent de voir que des salariés ou services entiers soient transférés vers de nouvelles implantations afin de s'adapter au développement de leur entreprise ou tout simplement dans l'objectif d'optimiser les surfaces de travail.
• Les services Equipement, Ressources humaines, Télécommunications et Technologies de l'information doivent tous être informés et coordonnés afin d'éviter les imprécisions et les retards.
• Les gestionnaires doivent avoir recours à des solutions appropriées pour suivre et gérer leurs parcs d'équipements. Ces solutions sont souvent inaccessibles et sont trop souvent sources d'erreurs.
• Une bonne connaissance du taux d'occupation des m² est nécessaire pour définir une stratégie efficace en termes d'allocation d'espaces. Cette maîtrise de l'environnement est rarement demandée car elle nécessite du temps et des ressources qui coûtent cher.
• Les salariés ont du mal à localiser leurs collègues ou les ressources de l'entreprise (imprimantes, salles de conférence, etc.), ce qui peut avoir pour conséquence de réduire la productivité dans l'entreprise.

La Solution

OfficeSpace Software offre une solution complète pour l'allocation et la gestion des espaces de travail au sein des entreprises. Grâce à une interface web intuitive et simple d'utilisation basée sur une technologie de pointe, OfficeSpace offre aux gestionnaires un outil visuel performant leur permettant de gérer sans efforts les transferts de salariés et de suivre précisément les bureaux, les salles et les espaces ainsi que les ressources correspondantes et les informations spécifiques. Que vous souhaitiez gérer les transferts quotidiens de vos salariés ou planifier des opérations de réorganisation à plus grande échelle, OfficeSpace offrira à votre entreprise un tout nouveau degré d'efficacité.

OfficeSpace Software Key Features

Intégration et Accessibilité

• Une base de données centralisée stockant toutes les informations relatives à votre espace de travail et accessible via Internet.
• Une interface client riche, intuitive et simple d'utilisation qui nécessite une formation minime.
• Highly customizable and flexible design allows seamless integration with complementary in-house technologies.

Suivi et Navigation

• La possibilité de visionner vos espaces, les postes de travail, les expaces communs,  y compris les ressources dédiées dans les différentes zones (imprimantes, télécopieurs, etc.). Avec OfficeSpace, vous publiez leur localisation et leurs spécificités dans le Répertoire Visuel.
• La possibilité de générer des vues complètes des étages d'un site, et de pouvoir localiser instantanément une zone, le type d'environnement, ainsi que son statut d'occupation.
• La possibilité d'économiser du temps et de l'argent étant donné qu'un l'examen physique de l'espace de travail, préalable à un déménagement, s'avère moins nécessaire.
• La possibilité de mener des recherches précises par mots clés sur l'ensemble des sites et une fonction de saisie automatique.

Allocation des espaces et gestion des déménagements

• La simplification du processus de gestion des déménagements des salariés. Les transferts de salariés et de groupes peuvent être planifiés en quelques secondes.
• Les plans déclinant les scénarios de vos implantations futures sont conçus facilement et rapidement. Ils pourront ainsi étudiés et approuvés par la direction avant d'être mis en place de manière cohérente dans le système réel.
• L'automatisation des notifications de déménagement par E-mail à tous les services concernés.

Répertoire Visuel^TM

• Répertoire Visuel est une composante élégante qui peut être utilisée dans l'ensemble de votre entreprise afin de localiser immédiatement des collègues, consulter leurs coordonnées, et trouver toutes les informations liées à votre vie au sein de l'entreprise: telles que les imprimantes, les télécopieurs ou les salles de conférence, espaces de repos, le cabinet médical, le service sécurité, les équipements de lutte incendie, etc.
• Il permet de faire le lien direct entre les postes, les salles et les salariés ou ressources et d'intégrer ces liens en toute simplicité dans toutes les applications de l'entreprise.

Fonctions performantes de reporting

• La génération sur demande de rapports détaillés personnalisables permet l'apport d'informations plus précises sur d'éventuelles décisions administratives.
• La possibilité de générer des rapports précis sur l'utilisation et la gestion des espaces par centre de coût en plus des rapports sur tous les déménagements prévus, récemment finalisés et archivés.

Extensibilité et maintenance

• La possibilité de créer sans effort des locaux, salles, espaces, postes, etc. et de les modifier.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration. Vous pourrez alors juger par vous-même dans quelle mesure votre entreprise peut tirer profit d'OfficeSpace.